Chỉ số chứng khoán

Chỉ số thế giới
 
 
 
Câu chuyện kinh doanh

4 cách quản lý email hiệu quả

Thứ 3 16/06/2015 09h:04
4 cách quản lý email hiệu quả
Nếu không biết quản lý các email này một cách hiệu quả, rất có khả năng chúng ta sẽ cảm thấy choáng ngợp trước lượng thông tin khổng lồ phải xử lý; đó là chưa kể đến việc năng suất lao động bị suy giảm.

Email là một trong những công cụ giao tiếp thông dụng nhất được dùng trong kinh doanh. Nó cho phép chúng ta kết nối, chia sẻ thông tin, bản ghi chú hay làm việc cùng nhau bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu ta muốn. Bên cạnh đó, yêu tố tốc độ và sự đơn giản trong thao tác khiến email ngày càng trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Nhưng đó cũng chính là nguyên nhân khiến cho đa số chúng ta bị ngập ngục trong biển email công việc hàng ngày.



Nếu không biết quản lý các email này một cách hiệu quả, rất có khả năng chúng ta sẽ cảm thấy choáng ngợp trước lượng thông tin khổng lồ phải xử lý; đó là chưa kể đến việc năng suất lao động bị suy giảm. Ngoài ra, giữa một rừng thư chờ phản hồi, chúng ta rất dễ để sót những email mang thông điệp quan trọng. Chính vì vậy, việc tổ chức email thật khoa học vả giảm thiểu số lượng email bi bỏ sót là rât cần thiết. Bên dưới là 4 thủ thuật hữu ích giúp bạn quản lý tốt hơn hộp thư điện tử của mình nhằm nâng cao năng suất làm việc.



1. Sắp xếp khung thời gian cụ thể để trả lời email



Dành riêng một phần thời gian cho việc trả lời email sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, mỗi buổi sáng khi đến văn phòng, hay cho phép mình có 30 phút đẻ đọc và trả lời các email quan trọng. Bạn có thể lặp lại việc này sau giờ ăn trưa hoặc vào buổi chiều để trả lời các email bạn nhận được trong ngày.



2. Xóa các email không cần thiết



Khi mở hộp thư của mình, hãy lướt nhanh qua các email chưa được xử lý và tiến hành xóa những email mang nội dung quảng cáo hay spam. Bạn thậm chí chẳng cần phải mở chúng lên, chỉ cần đọc tiêu đề là biết có cần phải xử lý hay không. Một cách khác là ngưng đăng ký nhận các email quảng cáo, và bạn sẽ không bao giờ phải nhìn thấy chúng trong hộp thư của mình nữa. Lưu ý nên làm việc này vào lúc rảnh rỗi vì việc tìm nút dừng đăng ký trong một email quảng cáo khá mất thời gian.



3. Tổ chức hộp thư đến theo dạng thư mục



Hãy tạo thư mục cho mỗi dự án của bạn hoặc dán nhãn cho các email dựa trên yêu cầu công việc hay hạn chót để có tiện cho việc theo dõi và truy xuất. Theo đó bạn có thể sắp xếp và phân thứ tự ưu tiên cho các email trong những thư mục khác nhau. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập cơ chế lọc email tự động để chuyển trực tiếp email vào các thư mục liên quan được định sẵn.



4. Gửi ít email hơn



Một thủ thuật đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả là hãy gửi ít email hơn. Bạn không cần phải gửi email cho tất cả những người làm việc cùng mình, trong khi bạn chỉ muốn có câu trả lời từ 1 số người cụ thể; nếu thực sự cần thiết, hãy “cc” những ai liên quan vào email, chỉ để tên người mà bạn muốn nhận được phản hồi vào ô “địa chỉ đến” trong khung soạn thảo.





Trần Nguyên Phúc



Theo Trí Thức Trẻ/Entrepreneur



Số lượt xem: 58
 
Bình luận
Đọc lại dữ liệu
Không có bình luận nào.
 


Nhập mã chứng thực:

Vui lòng gõ có dấu và không quá 1000 chữ.
 
Các tin mới
Các tin cũ
 
 

_

 
Đọc nhiều nhất
Bình luận  Mr Lam  viết trong  Nuôi cánh kiến đỏ, hướng thoát nghèo ở Mường Lát  lúc  22/9/2012  :  Tôi cần nhập số lượng lớn nhựa Cánh Kiến, vui long..
Bình luận  thang  viết trong  Đề xuất tách Phòng Kinh tế và Hạ tầng thuộc UBND cấp huyện  lúc  15/6/2012  :  đồng ý
Bình luận  vinh  viết trong  Hoa khôi - Doanh nhân Nguyễn Thu Hương: Người đẹp thẳng tay “đập nát bình hoa”  lúc  3/6/2012  :  tai sac di cung, qua la thanh cong
Bình luận  Vinh  viết trong  [Infographic] Apple qua các con số  lúc  15/5/2012  :  I love Apple !!!!!!!
Bình luận  Hồng Cương  viết trong  Một đại gia thế giới sắp rót vốn vào một ông lớn công nghệ Việt Nam?  lúc  23/4/2012  :  Theo giới thiệu vậy thì chắc chắn là VC Corp thôi,..
Bình luận  ThanhChung  viết trong  Phát “sốt” vì cây cỏ ngọt  lúc  17/4/2012  :  Mot loai duoc thao qui hiem rat mong doc gia nen..
Tin tổng hợp từ các báo
 
 
Bản quyền © 2005-2014 của ScTech. Phần mềm TradePortal phiên bản 4.

Liên kết website